Beschwerdeverfahren
Beschwerden oder Einsprüche können unter info@foxcertification.de eingereicht werden. Alternativ können Beschwerden und Einsprüche schriftlich gerichtet werden an:
FOX Certification GmbH
Graf-Dürkheim-Str.3
87642 Halblech
Die Beschwerde ist ein Ausdruck der Unzufriedenheit, der eine Antwort erwartet, jedoch in anderem Sinn als bei einem Einspruch, durch jede Person oder jede Organisation gegenüber FOX Certification GmbH deren eigener Tätigkeiten oder der von ihr zertifizierten Auftraggeber.
Der Einspruch ist das Verlangen eines Auftraggebers auf nochmalige Prüfung einer durch FOX Certification GmbH getroffenen abschlägigen Entscheidung in Bezug auf den gewünschten Status der Zertifizierung. Dies betrifft nicht nur Entscheidungen zur Erteilung, Aufrechterhaltung, Erweiterung, Einschränkung, Aussetzung und zum Entzug der Zertifizierung, sondern ebenso Entscheidungen, die in Zusammenhang mit dem Begutachtungsprozess stehen.
FOX Certification GmbH ist für alle Entscheidungen auf allen Ebenen dieses Prozesses für den Umgang mit Beschwerden und Einsprüchen verantwortlich. Grundsätzlich werden Beschwerden und Einsprüche nur von Personen bearbeitet, die andere sind als diejenigen, die dem Einspruch oder der Beschwerde zu Grunde liegende Entscheidungen getroffen haben. Einreichung, Untersuchung von und Entscheidung zu Beschwerden und Einsprüchen führen nicht zur Benachteiligung des Beschwerde-/Einspruchsführers.
Informationen die FOX Certification GmbH von Seiten Dritter, z.B. Behörden oder Ämtern zugetragen werden, werden durch FOX Certification GmbH grundsätzlich vertraulich behandelt.
Beschwerden oder Einsprüche werden durch den entgegennehmenden Mitarbeiter von FOX Certification GmbH auf dem entsprechenden Formblatt erfasst und an den Leiter der Zertifizierungsstelle weitergeleitet. Ist dieser von der Beschwerde oder dem Einspruch betroffen, erfolgt die Weiterleitung an den Stellvertretenden Leiter der Zertifizierungsstelle. Dieser leitet die Information des Kunden und die weitere Bearbeitung ein. Dieser prüft, ob die Beschwerde oder der Einspruch FOX Certification GmbH betreffen und ob diese berechtigt sind.
1. Einsprüche
Antragstellern und zertifizierten Kunden steht innerhalb von beantragten und vereinbarten Zertifizierungsverfahren ein Einspruchsrecht gegenüber allen Dokumenten oder Entscheidungen der Zertifizierungsstelle der FOX Certification GmbH (insbesondere gegen die Benennung eines jeden Auditors oder Fachexperten), der Zertifizierer oder der Gremien zu.
Die Bearbeitung von Einsprüchen erfolgt gem. folgender Vorgehensweise:
Ein Mitarbeiter nimmt den Einspruch entgegen und dokumentiert sie auf dem Formblatt.
Dem Einreichenden wird eine schriftliche Nachricht darüber gegeben, dass der Einspruch eingegangen ist und behandelt wird.
Der Mitarbeiter prüft, ob der Einspruch Verfahren von FOX Certification GmbH betrifft und welche Personen von dem Einspruch betroffen sind. Der Einspruch wird an den Leiter der Zertifizierungsstelle weitergeleitet.
Der Einspruch wird untersucht. Dafür werden alle erforderlichen Informationen gesammelt und die zu ergreifenden Maßnahmen festgelegt. Dabei werden auch Maßnahmen zu eventuell früheren, ähnlichen Einsprüchen berücksichtigt.
Die Umsetzung der Maßnahmen wird verfolgt und dokumentiert.
Es werden Korrekturen und Korrekturmaßnahmen vorgenommen.
Der Einspruchsführer wird über den Fortschritt und das Ergebnis des Einspruchs informiert. Die Entscheidung muss durch Personen getroffen oder bewertet und freigegeben werden, die vorher nicht in den dem Einspruch zugrundeliegenden Sachverhalt einbezogen waren. Entscheidungen und der Abschluss des Verfahrens werden dem Einsprechenden in schriftlicher Form zugeleitet.
Ein ggf. ablehnender Bescheid muss dem Einreichenden ggf. die Möglichkeiten zur weiteren Behandlung, insbesondere die Möglichkeit des weiteren Vorbringens von Argumenten und Fakten gegenüber der Geschäftsführung des FOX Certification GmbH, darlegen.
Ein ggf. ablehnender Bescheid kann als letzte Instanz für Streitfälle auf die Möglichkeit des Rechtswegs hinweisen.
2. Beschwerden
Antragstellern und zertifizierten Kunden steht ein Beschwerderecht gegenüber allen Dokumenten oder Tätigkeiten der Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle von FOX Certification GmbH zu. Die Beschwerde ist schriftlich an die Zertifizierungsstelle FOX Certification GmbH zu richten. Dort wird geprüft, ob sich die Beschwerde auf die Zertifizierungstätigkeit bezieht, für die die Zertifizierungsstelle verantwortlich ist. Ist dies der Fall wird dem Kunden dies bestätigt und das Beschwerdeverfahren wird eingeleitet. Betrifft die Beschwerde einen zertifizierten Kunden, muss die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems berücksichtigt weden.
Beschwerden, die sich auf einen Kunden der Zertifizierungsstelle beziehen, werden innerhalb von 2 Wochen an den betreffenden zertifizierten Kunden weitergeleitet.
Dem Beschwerdeführer wird eine schriftliche Nachricht darüber gegeben, dass die Beschwerde eingegangen ist und behandelt wird. Ggf. erforderliche Entscheidungen zu Beschwerden werden dem Beschwerdeführer in schriftlicher Form zugeleitet.
Die Bearbeitung von Beschwerden erfolgt gem. folgender Vorgehensweise:
Ein Mitarbeiter nimmt die Beschwerde entgegen und dokumentiert sie auf dem Formblatt.
Dem Beschwerdeführer wird eine schriftliche Nachricht zugestellt, dass die Beschwerde eingegangen ist und behandelt wird.
Der Mitarbeiter prüft, ob die Beschwerde Verfahren der Zertifizierungsstelle betrifft und welche Personen von der Beschwerde betroffen sind. Die Beschwerde wird an den Leiter der Zertifizierungsstelle weitergeleitet.
Die Beschwerde wird untersucht und alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen gesammelt. Die zu ergreifenden Maßnahmen werden festgelegt.
Die Umsetzung der Maßnahmen wird verfolgt und dokumentiert.
Es werden Korrekturen und Korrekturmaßnahmen vorgenommen.
Der Beschwerdeführer wird über den Fortschritt und das Ergebnis der Beschwerde informiert.
Die Entscheidung muss durch Personen getroffen oder bewertet und freigegeben werden, die vorher nicht in den der Beschwerde zugrundeliegenden Sachverhalt einbezogen waren. Entscheidungen und die Beendigung des Beschwerdeverfahrens werden dem Beschwerdeführer in schriftlicher Form zugestellt.
Die Zertifizierungsstelle ermittelt zusammen mit dem Kunden und dem Beschwerdeführer ob und falls, bis zu welchem Grad der Gegenstand der Beschwerde sowie dessen Lösung öffentlich zugängig gemacht werden muss.
Gegen Entscheidungen zu Beschwerden ist ein Einspruch möglich.