Werden wesentliche Nichtkonformitäten festgestellt, werden Zertifizierungen eingeschränkt, ausgesetzt und/oder zurückgezogen, bis die Nichtkonformitäten behoben sind.
Aussetzung und Entzug Zertifikat
1. Einschränkung der Zertifizierung
Zertifizierungen können auf Antrag der zertifizierten Organisation oder durch
FOX Certification GmbH, wenn sich während der Zertifizierung oder bei Überwachungen zeigt, dass die für die Erteilung der Zertifizierung erforderlichen Voraussetzungen nicht im gesamten beantragten Geltungsbereich erfüllt werden, in ihrem Geltungsbereich eingeschränkt werden.
Die Einschränkung führt zu einer Neuausstellung des Zertifikates. Das ursprüngliche Zertifikat muss unverzüglich an die Zertifizierungsstelle zurückgegeben werden.
2. Zertifizierungen werden ausgesetzt, wenn
a) im Nachhinein Gründe bekannt werden, die, wären sie bereits bei der Entscheidung zur Erteilung der Zertifizierung bekannt gewesen, zu einer Ablehnung der Zertifizierung geführt hätten oder
b) der zertifizierte Kunde die Durchführung der Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits in der erforderlichen Zeit und Häufigkeit nicht gestattet oder
c) der zertifizierte Kunde selbst um eine Aussetzung gebeten hat oder
d) FOX Certification GmbH, die Durchführung zufriedenstellender Korrekturmaßnahmen, einschließlich der Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen zwecks Verhinderung eines erneuten Auftretens für alle Nichtkonformitäten nicht überprüfen oder bestätigen konnte oder
e) die Überwachungsmaßnahmen zu b) oder d) zwar möglich sind, die vorgelegten Dokumente oder weitere bekannte Informationen aber wesentliche Nichtkonformitäten im zertifizierten Geltungsbereich aufzeigen oder
f) der zertifizierte Kunde in irgendeiner anderen Art und Weise gegen die festgelegten Regelungen verstoßen oder den vertraglichen Pflichten nicht nachkommt aber die Erwartung besteht, dass der zertifizierte Kunde in absehbarer Zeit (maximal 3 Monate) in der Lage ist, die festgestellten Nichtkonformitäten wirksam zu beheben.
Mit der Entscheidung zur Aussetzung der Zertifizierung wird dem zertifizierten Kunden eine angemessene Frist gegeben, innerhalb der dieser eine Neubewertung ermöglichen muss. Wenn die Probleme, die zur Aussetzung geführt haben, innerhalb dieser Frist nicht gelöst worden sind (dies gilt auch für den Fall, dass die Aussetzung vom zertifizierten Kunden gewünscht wurde), führt dies zur Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung. Während der Aussetzung der Zertifizierung muss jegliche Werbung mit der Zertifizierung eingestellt werden.
3. Zertifizierungen werden zurückgezogen, wenn
a) Gründe für das Aussetzen der Zertifizierung gegeben sind und nicht die Erwartung besteht, dass der zertifizierte Kunde in absehbarer Zeit in der Lage ist, die festgestellten Nichtkonformitäten wirksam zu beheben oder
b) Voraussetzungen für die Erteilung der Zertifizierung (z.B. auch durch Fristüberschreitungen bei Aussetzung der Zertifizierung) nicht mehr gegeben sind oder
c) in schwerwiegender Weise gegen die Anforderungen oder die vertraglichen Regelungen verstoßen wurde oder wird oder
d) Auflagen auch nach Stellung einer angemessenen Nachfrist nicht erfüllt worden sind oder
e) Verstöße gegen geltendes Recht nachgewiesen werden, die in Zusammenhang mit dem zertifizierten Managementsystem stehen oder
f) der Kunde freiwillig um Annullierung der Zertifizierung bittet. In diesem Falle stellt die Rücknahme der Zertifizierung keine Sanktion dar.
Die Entscheidung über die Einschränkung, Aussetzung oder Zurückziehung von Zertifizierungen trifft FOX Certification GmbH in Abstimmung mit dem zuständigen Leitenden Auditor.
FOX Certification GmbH führt Listen über erteilte oder zurückgezogene Zertifizierungen welche mindestens für jeden zertifizierten Kunden, zutreffende normative Dokumente, Geltungsbereich und geografischen Standort (z.B. Stadt und Land) enthalten muss (oder den geografischen Ort des Hauptsitzes und jedes Standorts innerhalb des Geltungsbereichs einer Mehrfach-Standort-Zertifizierung).
Auf begründete Anfrage wird Auskunft über ausgestellte Zertifikate erteilt.
Meldungen über ausgesetzte und zurückgezogene Zertifizierungen erfolgen unverzüglich an die jeweils zuständigen Stellen. Auf eine Veröffentlichung wird aufgrund der Möglichkeit missbräuchlicher Verwendung der Daten durch Dritte verzichtet.
Der Kunde ist verpflichtet, im Falle der Einschränkung und des Entzuges der Zertifizierung die Zertifikate an FOX Certification GmbH zurück zu geben. Im Falle der Einschränkung erfolgt eine Neuausstellung des Zertifikates.